Pour un entrepreneur, l’organisation est très importante. Cela permet de se retrouver facilement, de garder le bon cap, de sauver énormément de temps et d’être beaucoup plus efficace en affaire. En d’autres mots, être organisé vous permettra d’augmenter votre potentiel à générer plus de revenus.

 Cela fait des années que je côtoie des chefs d’entreprises et des managers qui expriment à chaque fois le même type d’argument: je n’ai pas le temps de prendre du recul ou pour faire du sport , j’ai trop de choses à faire, je suis sans arrêt dérangé, j’ai plein d’idées dans la tête mais n’arrive pas à les structurer, je ne retrouve jamais le bon document au bon moment, etc ….

Si vous vous reconnaissez dans ce type de situation, je vous propose de commencer par les 4 réflexes suivants, qui ne sont que du bon sens. En attendant de vous décider à mettre en oeuvre une vraie organisation personnelle qui vous permettra de trouver du temps pour prendre du recul, pour vous occuper de vous et de vos proches, d’anticiper et de gérer les crises et les urgences.

Avez vous vraiment « votre » environnement de travail?

Commencez tout d’abord par votre bureau. Si vous avez une activité SOLO, ou une TPE, vos bureaux sont très certainement situés dans votre appartement ou votre maison.

Il faut donc vous instaurer quelques règles simples pour vous y sentir bien. Commencez par dédier et délimiter cet espace de travail. Deux à quatre mètres carrés peuvent suffire pour une activité administrative par exemple, à condition que votre espace en soit dégagé. Ainsi, il est nécessaire que vous vous sentiez bien et à l’aise dans cet espace pour que vous ayez envie de vous y installer.

Un petit truc: je vous invite à finir votre journée en rangeant votre bureau; il est toujours désagréable de retrouver le matin des piles de documents qui traînent de façon anarchique, et dont la vue n’entraînent qu’une réflexion: pffff, et dire que j’ai tout cela à traiter!

Donc investissez dans des fournitures de bureau afin de pouvoir correctement trier et classer vos devis, vos factures, vos prestations, vos contacts etc. Cela vous permettra de rester ordonné et de vous sentir dans un véritable espace professionnel.

Évitez les lieux de circulation comme les entrées ou les couloirs et choisissez un endroit différent du lieu où se trouvent l’ordinateur familial ou toute autre activité de la famille.

Si cela est possible, ouvrez une nouvelle ligne téléphonique uniquement réservée à votre activité professionnelle car cela vous permettra, lorsque vous souhaiterez décrocher de votre activité, d’y brancher un répondeur. Cela évitera également que vos enfants décrochent lorsque c’est un de vos clients qui appelle…

Savez vous organiser votre planning?

Tout entrepreneur a une volonté de liberté et d’autonomie. Mais qui dit liberté et indépendance veut dire aussi fixer des règles. Un bon entrepreneur devra se fixer des règles, des horaires, afin de bien gérer son temps de travail.

Prévoyez, hiérarchisez et planifiez. C’est une règle de base; vous devez, chaque semaine, établir une liste de ce qui est à faire. Ensuite, ces tâches doivent être triées : ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. C’est cette dernière catégorie de tâches qui peut être déléguée (lisez cet article pour plus de détail) .

Pensez également à vous garder une marge de manœuvre et prévoyez environ 30 % d’imprévu dans une semaine.

Chassez tout ce qui peut être chronophage comme la visite impromptue d’une personne ou d’un collaborateur en mettant en place des plages horaires réservées aux visites. Cela ne vous empêche pas de rester accessible en cas d’urgence; mais il est nécessaire que vous puissiez vous isoler pour traiter les dossiers importants.

Il est également important de bien gérer votre boîte e-mail en définissant un créneau horaire durant lequel vous pourrez les traiter efficacement. Vous pouvez, par exemple, consulter votre boîte mail uniquement le matin, le midi et le soir et qu’elle soit fermée le reste du temps.

Devenez un vrai stratège de votre temps.  Être un bon stratège, c’est savoir trouver le moment opportun, c’est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres. Bien sûr, cela dépend totalement de votre mode de fonctionnement; car certain(e)s peuvent, par exemple, être plus en forme le matin et d’autre le soir. Analyser  votre biorythme vous permettra de profiter du meilleur moment pour avancer sur vos dossiers délicats, ou pour gérer les affaires courantes. Ou tout simplement faire du sport, de la relaxation, …

Prenez du recul pour bien gérer votre temps et prendre de la distance. Entre deux activités à haute intensité, dix minutes de pause s’imposent pour envisager la suite. Lorsque l’on doit prendre une décision importante, il ne faut pas agir à chaud; prenez connaissance de tous les éléments avant de terminer votre journée et attendez le lendemain pour agir… la nuit porte conseil; et pour ne pas perturber votre sommeil, faites une coupure avant d’aller vous coucher (lecture, relaxation, …)

Gardez vous du temps pour vous?

Pour un chef d’entreprise, il est souvent difficile de créer une limite avec sa vie privée. Or nous savons tous que le débordement est néfaste ! Donc anticipez, et envisagez des créneaux pour , par exemple, finir les travaux en cours avant de partir en vacance. N’oubliez pas que vous êtes seul maître à bord ! Certes, à certains moments, vous devrez augmenter vos heures de travail, mais il n’est pas question de délaisser votre santé. Par santé, j’intègre non seulement la santé physique mais aussi mentale. Il vous sera donc nécessaire de trouver rapidement un équilibre de vie.

Pensez au sport et surtout aux activités en plein air car cela vous permettra de vous oxygéner et de vous changer les idées. Pendant ce moment de détente, oubliez les affaires et concentrez-vous sur votre forme ou le moment partagé avec votre famille. Vous verrez que si vous arrivez à trouver un équilibre en préservant votre santé et en vous organisant, vous finirez par rentabiliser votre activité.

Afin de mieux gérer votre temps, pensez à vous en consacrer.

De votre état de repos dépendront la quantité et surtout la qualité de votre travail. Il est donc essentiel de vous accorder du temps pour « tout débrancher » et souffler un peu afin de revenir en meilleure forme. Et, s’il vous est impossible de vous détendre en week-end, obligez-vous à le faire quelque part durant la semaine. Le seul impératif, est de n’être joignable pour aucune question professionnelle.

Savez vous structurer vos réflexions?

Adoptez une méthode pour « structurer » vos idées et vos projections du futur. Je parle souvent de l’invention du siècle, en parlant du post-it. Car c’est un outil pour structurer et stocker les idées visuellement.

Utilisez également le Mind Mapping (Les cartes mentales ou carte d’idée). Cela  peut vous apporter une véritable productivité. Je ferai un article prochainement sur ce sujet! Si vous voulez plus d’information sur le sujet, télécharger gratuitement un e-book très complet pour commencer en remplissant ce formulaire:

Pour finir

Vous devez essayer de ne plus subir aucune décision car vous êtes maître de votre temps et de votre travail. Certes, cela n’est pas toujours simple, car vous devez aussi prendre en compte  vos engagements envers vos clients (ou autres organismes, et/ou partenaires); engagements qui vont vous permettre de réussir, à condition qu’ils soient respectés.

Comme le disait Peter Drucker, professeur, consultant américain en management d’entreprise, auteur et théoricien

La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de réaliser des choses extraordinaires .

Et vous, qu’en pensez-vous ?

Je vous invite à réagir si vous le souhaitez dans les commentaires ci-après. Pensez-vous être organisé ? Ou pas ? Pourquoi ?

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Au plaisir de vous lire

Alain

28 janvier 2015