Dans la recherche de l’efficacité et donc des bonnes méthodes pour mieux gérer ses priorités, il est important d’avoir une liste de ce que vous avez à faire. Encore faut-il ne pas tomber dans certains pièges, car sinon le risque est de devenir … inefficace !

Les todo list (ou liste de ce qui est à faire pour les anglophones débutants !) sont souvent un méli-mélo de taches urgentes, et de projets, et de rendez-vous. Et la difficulté dans l’utilisation de ce capharnaüm, vient souvent du fait que ces actions manquent de clarté. Pour mieux agir au quotidien, et éviter les 7 erreurs les plus communes dans vos priorisations, voici ce que vous devez faire:

Erreur n°1 : avoir une liste interminable

Le nombre de personnes qui commencent leur journée avec des dizaines de choses à faire est incroyable. Et le constat est toujours le même dans ce cas: le simple fait de regarder ce type de liste fait fuir votre motivation ! Tout simplement parce que, en effet, il est impossible de faire rentrer dans la journée toute cette masse de travail.

La solution ?

Et si la réponse est oui, alors écrivez ces taches quelque part de visible ! De façon à en faire votre priorité du jour. Tout le reste est moins important, donc tant pis si vous ne le faites pas « tout de suite »… En mettant en place ce type de routine, vous allez changer votre efficacité !

Erreur n°2 : être ambigu

Beaucoup de personnes rédigent leurs listes de tâches sans en définir clairement le contenu.

La solution: reprenez les notions qui permettent de définir un objectif !

En effet, en faisant en sorte de décrire le résultat attendu, de mettre une mesure, des dates vous aidera à mieux agir.

Par exemple, plutôt que d’écrire « Rédiger des articles pour mon blog », votre tache pourrait être « Faire 3 articles au brouillon pour la fin de la semaine ». Ainsi, vous savez quel volume de travail vous devez fournir et pour quand.

Erreur n°3 : ne pas évaluer le temps

Evaluer ce que vous avez à faire, c’est bien! Mais avez vous une idée du temps que cela va prendre ?

Si je reprends l’exemple précédent, à savoir rédiger 3 articles: si je ne me réserve pas suffisamment de temps dans mon agenda pour rédiger 3 articles, comment vais je pouvoir atteindre mon objectif? La difficulté dans ce cas est d’évaluer quelque chose que vous n’avez jamais fait. Alors soyez au début pessimiste, et prévoyez par exemple le double du temps que vous avez imaginé. De toute façon ce n’est pas grave si vous terminez plus rapidement, vous avez toujours quelque chose à faire, … non ?

Donc avant de vous lancer dans l’action, prenez du temps pour indiquer combien de temps vous devez vous prévoir pour effectuer cette tache.

Erreur n°4 : vous faire submerger par l’imprévu

A chaque jour son lot de surprise. Il arrive toujours une urgence, quelque chose de non prévu: un client qui décale son rendez vous d’une demi heure, une machine qui tombe en panne, des travaux sur la route, … bref, tout le monde connait cela !

Donc planifier sa journée nécessite de se garder de la flexibilité: pour cela, étudier vos rendez vous du jour, analyser le contenu des prochaines journées, afin de vous permettre de vous garder du mou, des temps libres. Cela peut être une heure de libre chaque jour, non remplie par un quelconque rdv. Ceci va avoir un impact direct sur votre stress: dans le pire des cas, vous allez pouvoir profiter de ces temps libres pour rattraper un retard. Et dans le meilleur des cas, vous allez pouvoir profiter de ce creux pour travailler sur un projet, ou faire quelque chose pour vous (une sorte de récompense pour « agenda bien préparé » !)

Erreur n°5 : se focaliser sur des petits résultats

Comme il est facile de remplir sa liste d’actions par des URGENCES! Toutes ces choses qui apparaissent sur le moment tellement importantes, mais qui , finalement , ne contribuent pas à grand chose sur le long terme.

Brian TRACY décrit cela très bien dans son livre « Avalez le Crapaud »: en effet, il vaut mieux commencer sa journée par L’ACTION la plus importante, celle qui va avoir le plus d’impact sur un but pour lequel vous avez défini une date de fin.

Par exemple, il vaut mieux travailler sur votre présentation qui va vous permettre de faire un webinaire à la fin du mois, plutôt que de regarder la liste des webinaires que vous avez reçu dans vos e-mails cette nuit!

Gardez donc en tête une notion de « retour sur investissement »: est ce que ce que je fais (donc ce qui me « coûte » du temps) va avoir un vrai impact sur le futur (générer du chiffre d’affaire futur par exemple).

Erreur n° 6 : ne pas lier ses tâches à un objectif

Votre motivation est décuplée lorsque vous agissez pour ce qui importe pour vous! En ayant une bonne raison de faire quelque chose, vous allez avancer de façon plus naturelle. Attention toutefois de ne pas tomber dans le piège du plaisir, du « j’aime bien faire donc je fais ».

Lorsque vous planifiez votre tache, ayez donc le réflexe de déterminer pourquoi vous devez l’exécuter !

Être clair sur la contribution de ce que vous faites pour l’atteinte d’un but à long terme, c’est cela la clef: Restez aligner avec votre vision à long terme!

Erreur n° 7 : ne rien finir

Finalement, je pourrais résumer tout ce que vous venez de lire par ceci: mieux vaut faire peu, mais le faire bien. Et surtout agir petit pas par petit pas afin de faire avancer des projets importants! Vous comprendrez certainement qu’il vaut mieux finir sa journée en se disant:

Wouaaa j’ai fini ces 2 taches, qui vont me permettre de satisfaire les besoins de mes clients… et me rapporter plus de chiffre d’affaire !

plutôt que de garder le sentiment d’avoir papillonné sur plein de choses, et de se dire que finalement vous n’avez avancé sur rien!

Et vous qu’en pensez vous?

J’espère que ce contenu vous permettra d’avancer dans votre productivité. N’hésitez pas à le partager avec votre entourage, de montrer que vous avez aimé sur les réseaux sociaux, et me faire part de votre propre expérience dans les commentaires ci-dessous