Entreprendre, ce n’est pas tout faire soi-même!
Tout entrepreneur le sait: le meilleur moyen de trouver le temps de tout faire dans les temps, avec une certaine qualité, est de déléguer certaines tâches. Mais dans la pratique, cela n’est pas toujours aussi simple…
Il est certaine(s) évidence(s) que nous n’arrivons plus à voir, quand nous avons la tête dans le guidon. Savoir déléguer en est une! Et avoir une bonne maîtrise de la délégation doit vous permettre de gagner un temps considérable en optimisant votre efficacité.
La difficulté de tout chef d’entreprise – et en particulier des solos -, est d’arriver à déterminer ce qu’il faut faire faire par une autre personne, quand il faut le faire faire, et comment suivre tout cela.
Je vous propose quelques bonnes pratiques, afin de vous aider dans votre démarche.
Tout d’abord, pourquoi déléguer ?
Tout simplement pour vous permettre d’enlever votre costume de Super Héros!
Vous savez, celui (ou celle) qui a les moyens physiques, intellectuelles et morales de faire des choses incroyables, en un éclair. Et qui donnent la banane à tout son auditoire, une fois sa bonne action terminée! Mais, vous, vous ne savez pas tout faire. C’est indéniable. Par contre vous avez un pouvoir inestimable: vous êtes maître à bord. Alors vous pouvez (devez) décider de vous centrer sur votre mission principale: rendre votre activité rentable en donnant satisfaction à vos clients. Et en y prenant plaisir…
Malgré tout ce que vous savez déjà faire, il arrivera toujours un moment où vous vous retrouverez confronté à une tâche qui ne rentre pas dans votre domaine de compétences. Certaines personnes sont capables de faire mieux et en moins de temps, même ce que vous maîtrisez. Alors, est-il vraiment nécessaire de dépenser autant d’énergie sur des missions qui peuvent être considérées comme secondaires et/ou moins rentables ?
Non!
Vous devez faire progresser votre entreprise et vous ne pouvez pas porter le poids de toutes les responsabilités qui en découlent.
Le pire défaut est de tout vouloir faire.
Un entrepreneur (comme d’ailleurs tout Manager) qui ne sait pas déléguer se noie dans la masse de ses activités et ne fera rien aboutir. Il perdra alors toute crédibilité, sera démotivé et cela générera de l’insatisfaction et du stress. Lorsque l’on comprend qu’il est plus économique (en temps, en non qualité, en stress, …) de déléguer et de sous-traiter pour pouvoir capitaliser sur ses savoir-faire et y exceller, c’est là que l’on commence à devenir un vrai entrepreneur.
Si vous avez suffisamment confiance en vous, vous ne vous sentirez pas menacé par le fait que quelqu’un d’autre exécute à votre place. C’est sûr, cela n’est pas toujours évident; surtout au début. Mais faites confiance à la personne à qui vous déléguez et soyez prêt à assumer les risques éventuels d’échecs comme un entrepreneur responsable. Tenez-vous au courant de l’avancement des travaux en cours et conservez une communication ouverte et objective, basée sur les faits et les résultats.
Que faut-il déléguer ?
Ne déléguez pas un travail parce qu’il est « ennuyeux » ou que vous ne voulez pas le faire; déléguer ne veut pas dire « se débarrasser » d’un travail rebutant. En déléguant certaines tâches à des professionnels, vous pourrez dégager du temps pour d’autres activités essentielles dans lesquelles vous excellez. Concentrez votre énergie sur ce que vous savez faire le mieux, sur ce qui a une vraie valeur ajoutée. Et confiez le reste à de vrais professionnels. Certes, c’est un investissement (j’utilise ce terme pour que vous ayez dorénavant le réflexe d’arrêter de penser que ce sont des coûts!), mais il s’avérera payant au bout du compte.
Courir partout, vouloir tout faire, c’est la meilleure façon de ne rien faire bien, de se stresser inutilement et du coup d’être insatisfait de son travail.
Pour bien choisir, je vous suggère de vous poser 3 questions avant d’envisager d’exécuter une tache:
- Est ce que je sais faire ce que je m’apprête à planifier?
- Est ce que, dans ce je m’apprête à planifier, je vais apporter une vraie valeur ajoutée, que je suis « seul » à pouvoir apporter ?
- Est ce que je devrais faire ce que je m’apprête à planifier ?
Est ce que vous savez faire?
Nous avons tous tendance à avoir un réflexe: vouloir savoir faire! Combien de fois n’ai-je entendu l’argument suivant: j’apprends à faire comme cela je maîtrise de bout en bout. Prenons l’exemple classique de tous les entrepreneurs qui utilisent le web pour communiquer sur son activité. A chaque fois, c’est la même chose (n’êtes vous pas dans ce cas …?):
- Je recherche un outil « gratuit » avec plein de didacticiel: par exemple Wordpress!
- Bon, maintenant il faut que je l’installe … tout d’abord je dois trouver un hébergeur,
- … Puis la procédure pour faire l’installation
- Tiens, c’est marrant, il y a plein de thèmes gratuits: je cherche, je regarde ce que cela donne, je m’amuse à trouver le bon format, la bonne couleur
- J’apprends à créer mes articles, et à les publier
- Et tiens, je viens de lire un article qui me dit qu’il faut installer l’extension x,y z.
- Et au fait, comment je fais mes sauvegardes.
- ETC, ETC, ETC
Au bout du compte, vous avez passé quelques jours, voir plus, sans avoir vraiment produit (au sens création d’une valeur, financière ou autre). En effet vous avez fait de la technique, ce qui en soit n’apporte rien à vos futurs clients. Juste une certaine satisfaction personnelle de l’avoir fait et de croire que vous avez la maîtrise du sujet. Donc mon conseil est: dès que vous ne savez pas faire, et que monter en compétence n’apportera pas un vrai plus pour vos clients ou votre activité: DÉLÉGUEZ !
Est ce que je vais apporter une vraie valeur ajoutée ?
Pour moi, la valeur ajoutée peut se retrouver de 2 façons:
- Tout d’abord, tous les plus que vous apportez à vos clients. Par exemple, si vous êtes coach de vie, il est évident que vous n’allez pas déléguer vos rendez-vous avec vos clients. Parce qu’ils vous choisissent pour votre savoir faire (mais ça, d’autres savent aussi faire), mais aussi et surtout parce que vous avez un savoir être qui leur correspond.
- Ensuite, tous les plus que vous apportez à votre entreprise. Définir, par exemple, quels produits et services vous allez offrir à votre clientèle doit rester votre « propriété ». Par contre, faire un logo pour votre identité visuelle, cela un professionnel de la communication peut le prendre en charge à 100% (d’ailleurs, quand on voit les prix que vous pouvez avoir sur un site comme FIVERR – ou autres – hésiter plus de 15 secondes serait une vraie perte de temps!)
Donc mon conseil est: dès que vous n’apportez pas plus que quelqu’un d’autre, posez vous la question : DÉLÉGUER ?
Est ce que vous devez faire?
C’est certainement à cette question qu’il est parfois le plus difficile de répondre. En effet, il est souvent subjectif de savoir si l’on doit faire… Par exemple, doit-on écrire les articles de son blog?
Mais habituez vous à vous poser la question. Au fur et à mesure, vous vous rendrez certainement compte que d’apporter vos factures en main propre à vos clients n’apporte rien; et vous coûte plus cher en essence qu’en frais de timbres (oui, oui, cela est bien un vrai exemple d’échange que j’ai pu avoir avec un entrepreneur qui faisait cela « par habitude ».)
Et l’argent dans tout cela ?
Une question ou réflexion revient souvent: « oui, mais tout cela à un coût. Comment je peux faire pour m’offrir les services d’une compétence, alors que je ne gagne pas d’argent ? »
Je pense que cette question n’est pas bien posée. En effet, il ne faut pas aborder la délégation sous l’axe « COÛT »! Utilisez la notion d’investissement et de retour sur investissement! Votre rôle d’entrepreneur est aussi de traiter votre activité sous l’axe Rentabilité. Arrêtez d’avoir un réflexe court terme: est-ce que vous ne trouvez pas les moyens d’investir dans une formation lorsque vous avez besoin d’améliorer vos compétences? Et bien, cela est la même chose pour la délégation!
Pourquoi ne pourriez vous pas trouver de l’argent, pour mieux préparer le futur ? Trouver une compétence qui vous soulage des taches que vous ne maîtrisez pas vous permet de libérer du temps pour produire sur votre savoir faire, là où vous allez créer de la valeur, donc amener de la différenciation et de la rentabilité.
Mon conseil: avant de planifier une tache, posez vous systématiquement les questions suivantes:
- Qu’est ce que cela me coûte de faire ? (en argent, en temps, en montée en compétence, en non qualité, …)
- Qu’est ce que cela me coûte de faire faire ? (en argent, en management, en recherche de compétence, …)
- Qu’est ce que cela me rapporte de faire ? (en argent, en valeur ajoutée et satisfaction client, …)
- Qu’est ce que cela me rapporte de faire faire ? (en argent, en temps, en qualité, …)
Un simple tableau d’aide à la décision de ce type, sur une feuille de papier, vous permettra de prendre le recul nécessaire pour ne pas foncer tête baissée. Essayez, vous verrez que cela aide à prendre les bonnes décisions!
Où trouver des compétences ?
Sur internet, vous avez à votre disposition des sites qui vous permettent de trouver des compétences orientées « métiers » du web. L’inconvénient majeur que je trouve à la plupart de ces sites, est qu’ils sont anglophones. Mais, pour ceux qui ne sont pas des pros de l’Anglais, vous pourrez y trouver des personnes ayant la maîtrise du Français (Il suffit de taper le mot « french » dans l’espace destiné à la recherche). Et l’avantage est que ces compétences sont bien souvent offshore; donc accessibles à des tarifs très intéressants! Quand je vous parlais de rentabilité, plus haut…
Mais vous pouvez aussi trouver autour de vous! Passez des partenariats avec les personnes qui vous entourent, avec qui vous faites des formations; vos anciens collègues, etc … Dans un esprit « gagnant/gagnant », tout peut devenir plus facile et pas aussi « cher » que vous pouvez le penser.
En conclusion
Le plus difficile, est de décider de commencer à ne plus faire. 25 années de gestion de compétences internes et externes m’ont permis d’acquérir la certitude de ne plus croire aux mauvaises croyances (je suis aussi passé par là, croyez-moi):
- En faisant faire par autrui, nous ne sommes pas sûrs de la qualité de ce qui sera fait.
Attention, déléguer ne veut pas dire ne pas contrôler! Insistez (surtout au début), pour que la personne, à qui vous sous-traiter, ait les moyens de vous rendre compte régulièrement. Vérifiez que vous avez bien été compris au départ; que les choses avancent dans le tempo que vous avez défini. Certes, cela est un peu chronophage (surtout si vous débutez), mais c’est un mal pour bien!
- Déléguer rend les taches plus longues quand nous maîtrisons ce que l’on veut faire faire.
Cela est vrai dans 2 cas: quand vous avez à faire à des débutants (mais il faut bien apprendre un jour) et quand vous débutez avec une nouvelle ressource (il faut trouver ses marques et le bon mode de fonctionnement mutuel). Mais le sujet n’est pas de savoir si vous pouvez faire plus vite, mais de vous libérer du temps pour faire autre chose de plus important…
- Il est risqué de dépendre du savoir faire d’un autre
En effet, il est pénible de ne pas pouvoir avancer sur un projet en l’absence de la personne qui sait faire! Et bien à vous d’anticiper et de réduire le risque. Par exemple, assurez-vous que vous pouvez publier un article sur votre blog en totale autonomie (ce qui n’est pas la même chose que de maîtriser les outils de référencement de ce même blog…). Et rendez ce genre de situation rare, de façon à les aborder comme devant être des exceptions.
Pour démarrer votre changement, faites des tests. Prenez le temps, dès à présent, de vous poser les bonnes questions. Commencez à donner du travail à autrui… Gérard de Nerval résume tout cela très bien ainsi:
L’expérience de chacun, c’est le trésor de tous
Et vous, qu’en pensez-vous ?
Je vous invite à réagir si vous le souhaitez dans les commentaires ci-après. N’hésitez pas à partager vos bonnes expériences et les erreurs que vous avez pu commettre… Que déléguez vous ? Pourquoi? Comment?
Au plaisir de vous lire
Alain
