Dans la bible est abordée les 7 plaies de l’EGYPTE. Et pour vous , en tant que managers, ou entrepreneurs,  votre « vraie plaie » n’est-elle pas la gestion de vos mails ?

Alors voyons ensemble 4 réflexes à acquérir pour ne plus vous faire submerger par toute cette information !

Pour commencer , un petit test !

Combien avez-vous en ce moment de mails dans votre boite de réception ?

• Vous êtes entre 0 et 10 ? alors bravo !
• Vous en 10 et 50 pas mal, mais peut mieux faire .
• Entre 50 quelques centaines oullllà .
• Quelques milliers ? ne rigolez pas sournoisement, il y a pas de mal de personnes qui sont dans ce cas là. Mais là vous avez du boulot, il va falloir prévoir un vrai nettoyage !

Pourquoi je vous pose cette question ?

Parce que vous devriez libérer de la place dans votre bureau virtuel que représente votre Gestionnaire de mail .

Je dirais même qu’il faudrait complètement dépolluer votre boite à lettre et la videz . Et pas une fois de temps en temps . Mais systématiquement, toutes les semaines voir tous les jours ! Vous videz bien votre boite aux lettres physique à chaque fois que vous allez y chercher votre courrier (les lettres, factures et publicités, etc) . Alors pourquoi ne pas le faire avec votre courrier électronique ?

La solution : vous devez bien sûr changer vos habitudes, et adapter votre fonctionnement à de nouvelles routines .

Devenir un(e) Ninja de l’email, cela se mérite ! Mais le jeu en vaut la chandelle, car vous allez petit à petit évacuer le stress du trop plein …  Dites stop à la surabondance d’informations !

Certainement êtes-vous assaillis par des dizaines ou des centaines de mail par jour, poussés par des personnes qui veulent majoritairement se défausser de leurs propres problèmes (combien de personnes vous envoient un mail en copie, juste pour vous donner l’information, au cas où!?).

Mais pas de panique, tout cela sera du passé d’ici peu. A condition, bien sur:

• Que vous soyez prêt(e) à changer vos habitudes
• Que vous soyez constant(e) dans la mise en pratique des points suivants

Alors quels sont ces 4 points essentiels à mettre en œuvre ?

Le principe n° 1. 0 mail dans votre boite de réception

Et oui cela commence fort. Mais vous devez dorénavant vous fixer un nouvel objectif hebdomadaire … qui, dans quelques temps, deviendra peut -être quotidien !

Pour cela vous devez mettre en place un nouveau processus pour traiter chacun de vos mails.

Et prévoir également une heure de ménage pour y arriver . Allez, à votre agenda ! réservez vous tout de suite un créneau toutes les semaines…

Principe n°2 : Suivez une routine tous les jours

Le processus à mettre en place est le suivant : il « suffit » de vous poser une série de questions simples du genre :

Ce mail que je suis en train de lire, est ce que …

1. je dois le traiter moi-même ?

Et si oui, est-ce que je peux le faire en quelques secondes ou quelques minutes (par exemple, un mail correspondant à une facture à payer par chèque).

Si cela est le cas, traiter le . Cela allégera d’autant votre liste de choses à faire plus tard . Et n’oubliez pas de supprimer ce mail de votre boite de réception, ou – si vous voulez garder une trace – de le copier dans un répertoire « pour archive » (répertoire que vous devrez vider périodiquement) !

2. le contenu du mail nécessite plus de quelques minutes pour être traité . 2 cas peuvent arriver :

• Vous pouvez déléguer le contenu de ce mail à quelqu’un (car cette personne est plus compétente, plus efficiente sur le sujet que vous).
• Le mail nécessite de votre temps(un devis demandé par un client, un dossier complet à lire, etc …) . Alors alimentez votre agenda pour un rdv-vous avec vous-même; ou alimenter un répertoire du genre « à Lire » (pour les newsletter par exemple)

Ensuite, tous les autres mails que vous recevez pour information et ne nécessitant aucune action de votre part (publicité, copie pour information, etc) , faites en sorte de les supprimer immédiatement ! Si vous ne vous sentez pas prêt à faire le nettoyage , archivez ce mail dans un répertoire « au cas où… » (que vous n’utiliserez jamais ou rarement, alors le jeu en vaut-il la chandelle de polluer votre bureau pour cela? … à vous de juger )

Et vous allez me dire : que faire du reste des mails ? Vous savez, ceux que l’on a évoqué dans ma question de départ. Les dizaines, les centaines ou les milliers (si, si c’est possible) de mails que vous n’avez jamais supprimés!

Et bien voici un bon exercice que je vous propose de mettre en place et qui va vous permettre d’apprendre à traiter ensuite vos mails au fil de l’eau .

Planifiez dans votre agenda quelques créneaux (cela va bien sûr dépendre du volume de mails à traiter et surtout de votre volonté de faire du ménage) . Et durant ce rendez-vous avec votre boite mail (…) garder en tête la chose suivante : tous les mails que vous n’avez pas traités, supprimés ou classés et qui ont plus d’une semaine sont , selon mon expérience, de vieux mails !

Donc, prenez

1. L’ensemble des mails qui ont plus d’un mois et supprimez les ! A minima, stockez les dans un répertoire du type « Archives des mails à garder au cas où », que vous vous engagerez à supprimer dans 6 mois (de toute façon, vous ne les traiterez jamais , croyez moi sur parole !).
2. La liste de vos mails que vous avez reçu entre une semaine et un mois. Et faites l’exercice de suivre le process décrit précédemment
3. Un engagement d’avoir vider votre boite mail sous x jours (une semaine ou quinze jours, c’est votre choix!)

Gardez votre focus sur cette procédure.

Faites en sorte que cela devienne une seconde nature. Vous verrez que serez à même de diviser par 2 au minimum le temps que vous consacrer à vos mails !

Principe n° 3 : automatisez le processus précédent

Tous les gestionnaires de mails vous donnent la possibilité de mettre en place des structures pour classer en automatique les mails dès leurs réceptions . Utilisez les pour mettre de côté tous les mails que vous pourriez considérer comme non prioritaires.

Par exemple, en mettant en place des filtres, vous allez pouvoir dire à votre système de mail que toutes les newsletters vont dans un répertoire : News à lire plus tard. Ou tous les mails où vous êtes en copie peuvent alimenter un répertoire « Mail reçu en copie ».

Principe n°4 : Lachez la souris

Je ne sais pas quelle habitude vous avez prise dans l’utilisation de vos outils, mais je vous préconise d’utiliser les raccourcis Clavier dès que vous le pouvez dans tous les logiciels que vous avez à votre disposition. C’est un vrai gage de productivité !

La preuve, Apple a mis en place des raccourcis pour accéder très rapidement aux différents outils sous MAC! Ce n’est pas pour rien, vue l’avance en ergonomie que détient la marque sur tous ces concurrents !

Alors apprenez petit à petit à les utiliser vous aussi.

Si vous avez gmail, appuyez sur SHIFT et virgule (« , ») , vous accèderez ainsi à la liste des raccourcis standards.

En conclusion : Testez et Restez motivé

Comme tout changement, vous allez devoir apprendre vos nouvelles habitudes avant de devenir un(e) vrai(e) Ninja de l’email. Et surtout gardez confiance et persévérez. Vous allez gagner en sérénité, vous verrez.

J’ai personnellement mis en place tout cela et je ne consacre dorénavant qu’un quart d’heure par jour à traiter les mails que je reçois. Et encore !

Et vous quelles sont les pratiques que vous avez mises en place et que vous pourriez nous partager? N’hésitez pas à échanger votre expérience dans les commentaires ci-dessous.

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En attendant de vous lire , je vous souhaite une bonne efficacité !

A bientôt .

Alain

21 novembre 2015