Savoir organiser son travail

Véritable couteau suisse, l’entrepreneur doit réunir de nombreuses compétences pour faire face aux contraintes que la gestion d’une entreprise impose. Mais alors, l’entrepreneur chef d’entreprise peut-il et doit-il tout savoir faire ? Une journée de 24 H suffit-elle dans ce cas !?

Ce n’est plus un secret pour personne, créer et développer une entreprise est un parcours du combattant. Il faut réunir des compétences techniques, juridiques, financières, marketing, rédactionnelles, commerciales… Certains pourraient être tentés de dire : « Je vais le faire moi-même, ça coûtera moins cher ». Et pourtant, on ne s’improvise pas as du marketing, commercial ou avocat. Faire appel à des ressources extérieures a évidemment un coût et faire l’économie de certaines compétences à différents stades du développement d’une entreprise peut avoir des répercussions peu souhaitables et mener à l’échec. Ceci pour rappeler que la création et le développement d’une entreprise nécessitent de réaliser des investissements.

Si l’on reconnaît aux chefs d’entreprise qui réussissent de réelles capacités à décider, à animer et à mettre en œuvre leur vision, ils ne sont pas nécessairement qualifiés dans tous les domaines d’expertise. Les qualités personnelles d’un entrepreneur ne suffisent pas, seules, à répondre à toutes les problématiques de la direction d’une entreprise. Un chef d’entreprise doit également savoir déléguer et s’entourer de professionnels qualifiés afin de franchir les obstacles et atteindre ses objectifs. Tout cela nous l’aborderons dans un prochain article.

Mais, ce qui est sur, c’est qu’un Entrepreneur doit savoir organiser son travail, pour optimiser son temps. Prenons l’exemple d’une personne célèbre et surtout relativement « occupée ».

La journée-type de Barack Obama

Barak Obama aime partager ses repas avec sa famille. Il prend son petit-déjeuner avec sa femme et ses filles tous les matins. Il lit les journaux puis fait quelques exercices physiques tôt le matin, avant de se rendre dans le Bureau ovale vers 9h.

Tous les soirs, il dîne avec sa famille, avant de retourner travailler.

Souvent, lorsque sa famille se couche, il travaille encore à la lecture de documents que son personnel lui a demandé d’examiner. C’est lorsqu’il est seul, la nuit, qu’il peut rattraper le travail en retard de la journée et préparer le jour suivant. C’est ainsi qu’il pourra prendre le temps de faire de l’exercice et de retrouver sa famille pour le petit-déjeuner.

Barak Obama fait également très attention à minimiser les distractions : « Je ne veux pas prendre de décisions sur ce que je mange ou ce que je dois porter, car j’ai trop d’autres décisions à prendre. »

Il semble qu’il soit parvenu à mettre en place une routine efficace qui lui permet de tout ajuster chaque jour!

Alors pourquoi pas vous ?

Voilà 5 actions qui devraient vous permettre d’améliorer votre organisation personnelle.

1. Planifiez vos journées

Consacrez chaque soir un minimum de temps à la planification du lendemain

Ne terminez pas votre journée sans penser et planifier votre journée du lendemain. Notez ce que vous prévoyez de faire le lendemain. Peut être que pour certaines actions, vous ne savez pas encore comment vous allez vous y prendre, mais pendant que vous allez dormir votre cerveau va réfléchir pour vous à la meilleure façon de résoudre le problème, et vous verrez, demain vous aurez la réponse que vous n’avez pas ce soir. Le matin quand vous arrivez, vous pouvez tout de suite démarrer. La gestion du temps c’est essentiellement un problème de planification.

L’enfant qui sort de l’école est heureux de voir ses parents l’attendre plutôt que de l’attendre pendant une demi-heure parce qu’il a été retardé par son travail…

Mettez en place des sas de décompression le matin et le soir, et ritualisez vos journées sans tomber dans la routine et l’ennui !

Classez les tâches par priorités

Vous devez faire ce qui est IMPORTANT, et pas uniquement ce qui est URGENT. Très souvent les choses urgentes que vous avez à faire sont devenues urgentes car lorsque cela n’était encore qu’important, vous ne l’avez pas fait. En fait vous n’avez pas pris le temps de préparer pour le futur.

Établissez un Agenda et respectez-le

Avoir un agenda (informatique ou papier) c’est savoir à l’avance ce que l’on va faire dans les prochains jours. C’est être serein par rapport aux événements que l’on contrôle et que l’on ne subit pas. C’est planifier sa prospection, son administratif ou ses réunions.
Dans votre agenda vous devez trouver vos réunions avec les autres (externes ou internes), du temps planifié pour travailler sur des projets, des réunions avec vous-même, pour faire le point.

Listez les tâches

Remplir des documents administratifs ou faire de la prospection téléphonique ne demandent pas les mêmes compétences, ni le même type d’énergie. D’autre part nous avons tous des activités que nous préférons faire par rapport à d’autres. Regroupez les tâches de même nature, et en fonction de vos biorythmes énergétiques, planifiez-les sur votre agenda.

Commencez par les tâches difficiles

Prenez l’habitude de faire en premier ce qui vous dérange le plus. Si vous ne le faites pas de suite, non seulement il y a de fortes chances que vous repoussiez indéfiniment l’action, mais en plus elle va trotter dans votre tête et gâcher votre journée.

Prenez des décisions adaptées

Prenez des décisions rapidement, y compris la décision de ne pas faire, de ne pas répondre à cette demande client, de ne pas recevoir ce fournisseur et assumez-le.

Fuyez la procrastination, c’est le nom que l’on donne au fait de remettre au lendemain ce qui peut être fait aujourd’hui. Pour la combattre, il faut la connaître et savoir comment elle s’infiltre dans votre quotidien. Elle a une connotation très péjorative car elle est synonyme de manque de sérieux au travail, ou à l’incapacité de réaliser tel ou tel objectif.La procrastination s’insinue partout. Sournoise, elle se déguise en petites excuses : « Je fais juste ça vite fait et après je commence ! ». Elle vous laisse vous trouver des justifications pour ne pas faire ce que vous avez à faire. Attention, la procrastination se glisse derrière vous pour vous assommer d’un coup sur la nuque ! Esquivez-la !

Fixez-vous des heures limites pour ne pas vous faire envahir

Plus vous vous donnez de temps pour faire les choses, plus vous allez en prendre. Apprenez à vous fixer des échéances.

Dites non aux mangeurs de temps. Non aux dossiers non préparés. Non aux demandes formulées dans le couloir. Vous savez ce qui vous fait perdre du temps, alors agissez en conséquence. Apprenez à dire NON, vos OUI n’en seront que plus forts.

Estimez le temps nécessaire en prévoyant l’imprévisible

Laissez des trous dans votre agenda sinon, au moindre grain de sable, vous allez exploser. Vous devez prévoir l’imprévisible. Si vous vous déplacez, planifiez les temps de déplacement. Planifiez également le temps nécessaire à préparer votre réunion et celui nécessaire après la réunion.

Enfin, trouvez votre propre méthode, qui n’est pas forcément la même que celle de notre voisin.

 

2. Faites de l’exercice

Faites de l’exercice tous les jours. Le célèbre « vertige du joggeur » n’est pas un phénomène réservé aux simples joggeurs, l’exercice physique libère de l’endorphine qui va vous rendre heureux. Cela signifie que si vous vous sentez stressé, vous pouvez vous rendre le sourire et vous débarrasser de votre anxiété en faisant travailler votre cœur plus vite. Allez vous promener en vélo ou allez nager, soulevez des haltères ou jouez à votre sport favori pour rétablir votre santé physique et mentale.

Trouvez des activités d’extérieur et profitez de la lumière du soleil qui est un remède au stress. Même si vous n’avez pas la possibilité de vous exposer à la lumière du soleil, mère nature vous offre un traitement de luxe contre le stress lorsque vous sortez dans la nature. Allez vous promener dans un parc, faites une randonnée à la montagne, allez pêcher, faites ce qui vous intéresse. Mais sortez pour le faire ! Il est difficile de continuer à être stressé lorsque vous vous retrouvez en face de la beauté du monde, tout en faisant de l’exercice physique en même temps.

3. Contrôlez l’atteinte de vos objectifs

Commençons par définir ce qu’est un objectif ! C’est un résultat mesurable à atteindre dans un délai donné avec des moyens adéquats : tout un programme…

Pour aller de l’avant et réaliser vos objectifs, vous devez commencer par définir précisément ce que vous voulez. Vous mobiliserez ainsi toute votre énergie vers un but.

« Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va » Sénèque.

L’erreur couramment commise est de penser à ce que vous ne voulez pas : vous dépensez beaucoup d’énergie à essayer d’éviter que ne se produise un résultat redouté. Au contraire, il faut utiliser votre énergie pour vous rapprocher de vos objectifs.

La définition d’un objectif et la mesure de sa réalisation contribuent au développement de la performance de votre entreprise mais très souvent, cette mesure est réalisée a posteriori (à titre posthume !), c’est-à-dire que l’on constate le résultat sans, bien évidemment pouvoir agir sur ce qui s’est passé. On reconnaît ce qui a été fait ou ce qui aurait dû être fait. Un plan d’action et un suivi journalier peuvent vous permettre de passer d’un mode réactif (voire passif) à un mode proactif. Cela donne un triptyque : objectifs – plan d’actions – suivi dans une démarche d’actualisation et d’amélioration continue.

Exemples d’indicateurs que vous devriez suivre

Au cours de votre activité, vous pouvez être confronté à des décalages entre vos encaissements et vos décaissements. La trésorerie de votre entreprise doit vous permettre de faire face à ces décalages. Vous devez estimer vos besoins en trésorerie afin d’anticiper toutes difficultés qui nécessiteraient la mise en place de financements adaptés et/ou la négociation de délais de paiement avec vos fournisseurs. Votre plan de trésorerie doit vous permettre de suivre de près vos recettes et vos charges faute de quoi, votre entreprise peut rencontrer des difficultés pouvant mener à une cessation de paiement.

Un client satisfait véhicule un bouche-à-oreille positif : vecteur d’une bonne image, il a une propension plus importante à revenir. Il est donc nécessaire de mesurer, selon une périodicité adaptée à votre activité, la satisfaction de vos clients car celle-ci amènera à la fidélisation.

4. Prenez du temps pour vous

Diriger, c’est aussi être capable de se remettre en question. Au-delà de l’appui purement technique qu’il peut recevoir, un chef d’entreprise peut avoir besoin d’un appui extérieur pour l’aider à prendre du recul sur son activité, sa stratégie d’entreprise, son mode de management, ou bien même sur sa position au sein de sa propre structure. Des réseaux d’entrepreneurs et des professionnels de l’accompagnement peuvent jouer ce rôle et guider le chef d’entreprise dans son évolution et son développement.

« La tête dans le guidon », qui ne connaît pas cette expression classique que nombre de professionnels emploient parfois avec difficulté ou douleur (le burn out n’est alors plus très loin).

Prendre du temps pour soi permet de retrouver un état où nous sommes pleinement conscients dans l’instant pour se concentrer sur l’essentiel et supprimer le superflu. Cet état de conscience est le point de départ d’un meilleur accomplissement de ce que nous souhaitons faire afin d’être plus efficace dans notre travail.

Il est important de se connecter à soi, à l’environnement et aux personnes qui nous entourent en ne privilégiant pas son travail au détriment de sa famille par exemple.

Prenez l’habitude de vous déconnecter de votre travail et prenez plaisir à faire autre chose que travailler que cela soit seul, en famille ou avec vos amis.

Enfin, et c’est peut-être le plus important, cultivez les émotions positives en vivant de bons moments en riant et vous entourant. Avoir des activités extérieures vous permettra de partager votre investissement émotionnel et donc de contrebalancer l’importance des événements générateurs de stress

Bonus : le sommeil!

Faites attention à votre sommeil. Lorsque les gens se sentent stressés et se laissent accabler par les millions de choses qu’ils ont à faire, une des premières choses qu’ils vont sacrifier est leur sommeil. C’est cependant une des pires erreurs que vous pouvez faire pour votre santé. Une durée adéquate de sommeil permet à votre corps de recharger ses batteries et de se détendre, ce qui remet les compteurs à zéro chaque matin. Si vous ne dormez pas suffisamment, votre corps ne peut pas se débarrasser de ses hormones en excès et des toxines qu’il a accumulées à cause du stress, ce qui fait que vous vous embarquez dans un cercle vicieux avec votre stress. Essayez d’avoir au moins entre 7 et 9 heures de sommeil par nuit.

L’idéal, c’est une chambre zen, sans appareils électroniques car les bobinages des transformateurs et des moteurs émettent des rayonnements électromagnétiques et puis… un temps pour chaque chose.

En conclusion,  Anticiper, c’est gagner !

Nous avons tous, quel que soit notre travail, à gérer des tâches prévues à l’avance, et d’autres plus inattendues. La difficulté, c’est de jongler entre l’urgent, le prioritaire et le moins urgent. Une excellente méthode consiste à anticiper et prendre des mesures concrètes dès que l’on identifie une situation problématique. Cette démarche vous permettra d’éviter de rencontrer des événements qui pourraient nuire à vos activités ou à celles de votre entreprise.

Une des fonctions principales de l’entrepreneur consiste à toujours avoir une idée d’avance, notamment sur la manière de faire croître sa présence sur le marché choisi.

Et vous, quelle méthode utilisez-vous pour bien planifier vos journées ? Quelles sont vos astuces ?

Je vous invite à réagir si vous le souhaitez dans les commentaires ci-après. Je trouve intéressant de connaitre votre méthode d’organisation personnelle sur le court terme.  Et n’hésitez pas à partager ce lien avec le plus grand nombre, nous en sortirons tous plus productifs!

Au plaisir de vous lire

Alain

 

About Alain

Je suis Alain SCHULTZ et ma mission est de faire éclore la meilleure version du LEADER - ENTREPRENEUR qui est en vous, en vous aidant à activer de nouveaux réflexes afin de passer d'Entrepreneur(e) ambitieux mais débordé(e) à Entrepreneur(e) équilibré(e). Car je suis persuadé qu'allier équilibre de vie et activité passionnante et lucrative permet de se construire sa vie idéale .

Laisser un commentaire