En une phrase, et 4 mots, la gestion du temps se résume en: Planification, Identification, Organisation et Action.
Commençons par une définition très simple : Gérer son temps c’est planifier (sa journée, sa semaine, son mois ou encore son année… oui, oui vous avez bien lu!), définir des priorités, et les organiser en fonction de leur importance. Et passer à l’action.
Sans action, toute planification ne servirait à rien.
Apprenez à planifier à court, moyen et long terme; cela vous permettra d’éviter (disons plutôt de réduire) les imprévus, tout en restant aligné avec votre but et vos objectifs.
Les dossiers qui ne sont pas importants, mettez-les de côté et focalisez-vous sur ce qui doit être rendu au plus tôt. En gardant le focus sur ce qui va contribuer « le plus » à vos objectifs.
L’une des différences entre ceux qui réussissent et ceux qui ne réussissent pas, c’est que les premiers savent presque toujours ce qu’ils ont à faire de leur temps et ils le font. Vous devez non seulement avoir des objectifs mais aussi un plan qui vous mène droit vers vos rêves et vos envies.
Vous devez avoir un plan à long terme, mais également un plan pour l’année, le mois, la semaine, le jour sinon vous serez à la merci des autres et du hasard. Comme le dit Maurice Leblanc
Les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont un.
Afin de vous aider dans la compréhension de mon message, je vais utiliser un exemple (toute ressemblance avec des faits et personnages réels est purement fortuite…). Vous allez ainsi pouvoir suivre comment s’organise Corinne qui propose à ses clients francophones son expertise en télésecrétariat. Mais, comme elle fait cette activité depuis des années, elle souhaiterait se diversifier et ouvrir de nouveaux services…
Planification à long terme
La planification à long terme est le processus qui mène à l’établissement d’un plan. Elle projette ainsi les activités en cours et les résultats qui vont probablement se produire, que ceux-ci soient désirés ou non.
Planifier à long terme, c’est se construire une vision et se donner les moyens de ses ambitions. Même si tout ne se passe pas comme prévu – et c’est souvent le cas! – le temps investi n’est pas vain puisque celui-ci permet vraiment de se poser les bonnes questions et de réfléchir finement sur le devenir de son entreprise.
Pour Corinne, le long terme se situe dans un an. Elle souhaite proposer à ses futurs clients (des voyageurs, et plus particulièrement des « tours du mondiste ») de rédiger pour eux un e-book retraçant leur voyage. Dans l’analyse de son modèle économique, elle a identifié qu’elle va devoir trouver des partenariats (des agences de voyage), et revoir son marketing (elle ne s’adresse plus aux entreprises, mais à des particuliers).
Plan et objectif stratégiques
La planification stratégique définit la vision des principaux objectifs, étapes et moyens qui vous permettront de les atteindre dans un laps de temps déterminé. Sans planification stratégique, il est probable que le changement souhaité ne survienne pas naturellement.
Dans son plan stratégique, Corinne a donc inclus : Trouver des personnes qui préparent leurs voyages pour pouvoir produire ses premiers e-book dans l’année. Et passer des partenariats avec des agences de voyages pour diffuser ses e-books d’ici un an.
Objectifs tactiques
Pour chaque orientation stratégique, vous devez déterminer les objectifs tactiques. La notion de « tactique » revient à identifier les forces, les faiblesses et les défis qui auront un effet sur l’atteinte de l’objectif stratégique.
Pour Corinne, il va falloir se faire connaitre sur le marché des voyageurs (qu’elle ne connait pas bien), et sur le marché des agences de voyages (c’est aujourd’hui une clientèle qu’elle connait très bien car elle effectue du télétravail pour une dizaine d’agence). Et elle va devoir produire, au fur et à mesure, autour des récits des personnes qui font leur tour du monde. Mais aussi trouver du contenu complémentaire. Tout cela va donc nécessiter de prévoir du temps de prise de contact, de recherche et de rédaction; et ce temps viendra phagocyter de la production de son activité actuelle et donc de la perte de chiffre d’affaire.
Objectifs opérationnels
Ce sont les moyens spécifiques et concrets pour atteindre vos objectifs tactiques. Ils s’échelonnent généralement sur un an. La quantité de ces objectifs permet d’évaluer les réalisations de l’organisation en fin de période et d’émettre un constat sur l’atteinte de vos objectifs.
Pour Corinne, ses objectifs opérationnels seront de trouver des solutions pour se dégager du temps dans 3 mois; et identifier les charges (ses coûts) à diminuer pour absorber la baisse de Chiffre d’affaire pendant 6 mois.
Planification à moyen terme
Si vous avez déjà identifié vos objectifs annuels (et au delà!), vous devez avoir des plans d’action spécifiques et des dates cibles.
Planifier ses objectifs mensuels
Les dates cibles déterminent vos priorités et vos objectifs mensuels. Dans cette planification mensuelle, il est important de tenir compte des priorités dans vos affaires mais aussi dans votre vie personnelle. En vous limitant à une planification ne tenant compte que de vos activités professionnelles, vous risquez de créer un déséquilibre dans votre vie personnelle. La planification du mois à venir doit être un événement ponctuel et régulier (à la fin de chaque mois par exemple). Réservez donc dans votre agenda un rendez vous « avec » votre planning mensuel !
Corinne a décidé de consacrer le premier Vendredi de chaque mois à l’élaboration de son plan mensuel. Un de ses premiers objectifs: contacter ses clients actuels pour réorganiser le temps qu’elle leur consacre.
Planification à court terme
La planification de votre semaine concerne les moments réservés à la réalisation de tâches non planifiées mais aussi les tâches planifiées (réunions, rendez-vous, déjeuners, activités sociales…). Afin d’être pleinement utile, votre planification doit être réaliste et considérer d’autres éléments : les déplacements éventuels, la préparation des réunions et rendez-vous, la transition entre chaque moment, les imprévus, les comptes rendus …
Car, même si, comme Hannibal Smith (vous savez, dans l’agence tous risques !), vous adorez qu’un plan se déroule sans accroc, cela est rarement le cas.
Il faut donc prendre quelques précautions.
Ne sur-planifiez pas car vous risqueriez de sous-estimer la durée du traitement d’un dossier ou d’un déplacement par exemple en surestimant vos capacités. Prévoyez l’imprévu en vous laissant des marges de 5 à 10 minutes entre chaque tache planifiée. Et puis surtout « qui veut aller loin ménage sa monture ». Alors ne vous surestimez pas trop et prévoyez-vous des pauses pour des activités sportives par exemple.
Chaque jour, terminez votre journée en planifiant ce que vous prévoyez de faire le lendemain.
Comme disait Antoine de Saint-Exupéry
Pour ce qui est de l’avenir, il ne s’agit pas de le prévoir mais de le rendre possible.
Et vous, qu’en pensez-vous ?
Je vous invite à réagir si vous le souhaitez dans les commentaires ci-après. Comment organisez vous votre planning et vos actions ? Cela m’intéresse de comparer nos méthodes!
Au plaisir de vous lire
Alain
merci , Pour moi le meilleur moyen une perte de poids c’est de manger équilibré et de faire du gym.
Il faut du temps pour prendre soin de soi c’est important pour se bien se sentir dans sa tête et dans son corps
Bonjour en cas de l’échec du plan qu’est ce que je veux fais ? l’objectif tombe t’il a l’eau
Je te remercie pour la vidéo
Et Merci d’avance pour la réponse
Bonjour Yacine, même si je ne connais pas le contexte dans lequel tu me poses ta question , en fait je pense qu’il est important de considérer l’échec comme une source de progrès ! Souvent, ce n’est pas que l’objectif soit mauvais ou qu’il faille l’abandonner, mais peut être qu’il suffit de le réajuster … ou de réajuster le plan … J’espère que cela t’aidera !