Le truc et astuce de cette semaine:
Comment collecter, stocker, retrouver, commenter et partager tous les supports que nous utilisons au quotidien (Papier, Carte de visite, Contenu de mail ou de sites internet, …)? En utilisant son PC, son smartphone, sa tablette. En mode connecté ou pas. Et en plus, en identifiant des alertes, des rappels. L’outil magique existe: c’est EVERNOTE!
J’ai découvert cet outil il y a deux mois. Depuis, j’en suis devenu un fervent défenseur, et je l’utilise tous les jours ! Je vous invite à lire ce qui suit. Vous allez gagner en productivité et en qualité dans votre suivi « documentaire ». Et vous rapprocher de la démarche zéro papier. Allez c’est parti!
Ah, avant de continuer, je tiens à vous préciser que je ne vais pas faire un didacticiel de l’outil, ni même une présentation de toutes ses fonctionnalités. Mon objectif est de vous aider à trouver des gains de productivité dans votre travail au quotidien, pour votre organisation personnelle. Avec un support technique qu’est ce logiciel.
Retrouver ses documents électronique
Nous avons tous notre mode de fonctionnement pour le stockage de nos documents électroniques. Par le biais d’arborescence, nous créons des dossiers dans nos Gestionnaires de mail, sur nos disques durs, ou sur le cloud (comme Dropbox, ou Drive). Avec chacun sa logique du moment. Mais quelle galère quand une semaine, un mois … et pire ! un an après, nous souhaitons remettre la main sur cette foutue présentation que nous avions faite pour Mr NotreProspectsPréféré. Pour peu qu’en plus nous ayons entre temps changé d’ordinateur….
Et bien, cette galère est finie avec EVERNOTE. Parce que la notion arborescence n’existe pas dans ce logiciel. Finalement, c’est comme un wiki (vous voyez de quoi je parle? vous avez bien utilisé une fois wikipédia, en utilisant un mot ou un nom à rechercher, et retrouver l’article qui vous va bien). Il suffit de mettre un critère de recherche simple comme un nom, un mot une phrase (oui c’est comme google).
Et tout est stocké chez EVERNOTE, mais aussi synchronisé sur votre PC. Et en plus, (Et je crois que c’est pour cela que l’on peut dire que EVERNOTE est magique), vous ne stockez plus des pdf, des images, des word, … Mais des notes: tout est converti en notes, accessibles comme du simple texte. La recherche se fait donc également dans le contenu !
Scanner ses documents
Comme moi, vous avez besoin de retrouver des factures, des cartes de visites, des extraits de livres? Et bien par l’utilisation d’un scanner, ou mieux de votre appareil photo intégré au smartphone: Accès à EVERNOTE, fonction photo. CLIC… et le document est dans votre cloud, en tant que contenu d’une note. Comme précédemment, le moteur de recherche va utiliser les mots de ce que vous avez pris en photo pour vous proposer le résultat de votre recherche.
Aspirer d’adresse ou de contenu de site web
Je fais beaucoup de recherche sur le web, pour regarder les bonnes pratiques utilisées par d’autres, ou lire des news, ou « espionner » ce que font mes concurrents. Et bien, un petit clic sur le bouton de l’add-on WEBCLIPPER que j’ai mis dans Chrome (ou Firefox, ou autres) et voilà la page web intégré dans mon EVERNOTE. En le classant correctement (dans une todo liste, ou dans un rappel) je peux lire tranquillement ma collecte à tête reposée. Et surtout au moment que j’aurai prévu dans mon agenda pour faire de la veille par exemple!
Classer des e-mails et surtout leurs contenus
Je reçois, comme nous tous, beaucoup d’informations par le biais des mails. Pour ce qu’il me semble important de mettre de côté, je transfère mon mail directement dans EVERNOTE. En effet, vous avez lors de votre inscription une adresse mail attitrée, dans le logiciel.
Todo liste
Et bien oui puisque j’en parle juste précédemment: il est possible d’utiliser EVERNOTE comme pense bête, en utilisant soit les alertes, soit en créant un carnet de note « A faire ». Pour ceux qui souhaite aller plus loin (je n’ai pas encore mis en oeuvre, mais cela ne saurait tarder!), il est possible de coupler EVERNOTE avec des outils de suivis de tache, et même injecter ces taches dans votre agenda Google…
Annoter et partager les notes
EVERNOTE intègre également des fonctions de partage en mode collaboratif. Et, avec un add-on SKITCH, vous pouvez faire des annotations sympas et colorées. Pour la performance de travail en groupe !
Pourquoi j’aime EVERNOTE ?
Vous l’avez compris je crois l’argumentaire est « le gain de productivité ».
Si je résume en 3 mots: plus de papier, multiplateforme et … gratuit!
Ah oui, c’est vrai je n’ai pas parlé de l’investissement:
- Licence de base : 0€ (ces restrictions sont principalement sur le volume de stockage des informations « non saisies », mais pour commencer l’utilisation, cela ne pose aucun problème!)
- Formation: logiciel assez intuitif, comme rapide
Une remarque d’ailleurs: je n’ai pas de lien, ni d’affiliation avec cette société!
Un seul conseil: ALLEZ Y !
Le couteau suisse électronique existe, je l’ai rencontré. Et je l’utilise au quotidien!
Je n’ai pas d’affiliation sur ce produit, mais si vous souhaitez tester EVERNOTE, cliquez sur ce lien cela nous permettra d’avoir des points pour utiliser en mode PREMIUM.
J’espère que cet exercice vous a plu!
Je vous invite à réagir si vous le souhaitez dans les commentaires ci-après. Et n’hésitez pas à partager ce lien avec le plus grand nombre, nous en sortirons tous plus productifs!
Au plaisir de vous lire
Alain
